Prowadząc wynajem krótkoterminowy domów lub apartamentów, jedną z ważniejszych kwestii logistycznych jest zakwaterowanie i wykwaterowanie naszych Gości. Jak sprawnie i szybko przeprowadzić check-in i check-out mając kilka apartamentów i jednocześnie przyjazdy i wyjazdy kilku Gości (czasem tego samego dnia)? Jest na to kilka skutecznych sposobów.
Kwaterowanie zdalne – jak zorganizować?
Coraz częściej w wynajmach krótkoterminowych stosuje się zakwaterowanie/wykwaterowanie samodzielne przez Gości. Jest to wygodne dla obu stron. Goście zyskują dzięki temu bardziej elastyczny czas na przyjazd i wyjazd, a gospodarz niekoniecznie musi (często się tak zdarza) mieszkać w bliskiej odległości i za każdym razem przyjeżdżać na miejsce do apartamentu. Z pomocą w dzisiejszych czasach przychodzi nam oczywiście technologia.
Domofon i klucze
Jeśli planujemy zdalne kwaterowanie i wykwaterowanie dobrze sprawdzić jaki rodzaj zamka/domofonu znajduje się w bramie wejściowej do naszego domu/apartamentu. Bardzo popularne stały się teraz zamki i domofony elektroniczne otwierane na kod, które ułatwiają dostanie się np. na korytarz lub klatkę schodową. Goście posiadając kod dostępu (wysłany np. e-mailem lub smsem) nie muszą mieć od nas fizycznie klucza do bramy/drzwi, które mogą bez przeszkód otworzyć. Dodatkowo taka opcja zmniejsza nam ryzyko np. zagubienia kluczy.
Skrytka na klucze
Mamy zamek elektroniczny na kod do bramy, a co z kluczami do mieszkania? Zostawiamy pod wycieraczką? Absolutnie nie! Aktualnie łatwo dostępne w sprzedaży są małe, szyfrowane skrytki na klucze. Skrytkę możemy bez problemu zakupić w przystępnych cenach w sieci, zawsze jednak należy sprawdzić, aby posiadała wymagane atesty. Skrytkę montujemy przy drzwiach wejściowych do mieszkania, ustawiamy kod (należy go systematycznie zmieniać!), wkładamy do środka komplet kluczy, które czekają na Gości.
Przy zdalnym kwaterowaniu/wykwaterowaniu należy pamiętać, aby przesłać Klientowi (np. na dzień przed planowanym przyjazdem) e-mailem lub smsem dokładną instrukcję oraz wymagane kody i szyfry. Jeśli nie ma nas na miejscu warto poprosić Gości, aby zwrotnie potwierdzali nam przybycie do domu/apartamentu. Należy zawsze przypomnieć, że przy wykwaterowaniu i zamykaniu kluczy od mieszkania w skrytce trzeba przestawić cyfry szyfru, aby nie były widoczne.
Kwaterowanie osobiste jak zorganizować?
Kwaterowanie przez gospodarza jest najprostszą możliwością. Goście nie muszą pamiętać wtedy żadnych kodów i szyfrów. Przyjeżdżają do domu/apartamentu, w którym ktoś ich wita, przyjmuje i odpowiada na ewentualne dodatkowe pytania. Przy kwaterowaniu osobistym gospodarz również ma możliwość sprawdzić tożsamość Gości oraz czy liczba osób z rezerwacji zgadza się ze stanem faktycznym. Natomiast jeśli przyjeżdżamy pożegnać Klientów możemy wtedy od razu sprawdzić, czy w naszym domu/apartamencie niczego nie brakuje i czy nic nie zostało zniszczone. Minusami dla gospodarza mogą być w takiej opcji nietypowe godziny przyjazdów Gości. Często przyjazdy zdarzają się w późnych godzinach wieczornych lub nocnych lub np. z opóźnieniem w stosunku do wcześniej podanej przez Gości godziny przybycia na miejsce. W takich sytuacjach możemy w naszej ofercie zaznaczyć dodatkową opłatę pobieraną na miejscu za tak zwany późny check-in.
Współpracownik na miejscu
Co, jeśli nie mieszkamy w pobliżu wynajmowanego domu/apartamentu? Wtedy dobrze jest poszukać zaufanej i sprawdzonej osoby, która pomoże nam w zakwaterowaniu/wykwaterowaniu Klientów. Taka osoba musi być dyspozycyjna i mieszkać w pobliskiej okolicy. Jeśli przyjmujemy Gości z zagranicy, to dobrze, aby nasz współpracownik w stopniu komunikatywnym posługiwał się również językiem angielskim. Ceny takiej usługi w zależności od lokalizacji mogą wahać się od 30 do 100 PLN. Koszt możemy wliczyć oczywiście w cenę naszego noclegu.
Zakwaterowanie zdalne czy bezpośrednie – podsumowanie
Zawsze pamiętajmy, aby na początku w naszej ofercie określić godziny w jakich Goście mogą się zakwaterować i do której godziny muszą najpóźniej opuścić apartament (określając godziny należy zawsze uwzględnić wystarczająco dużo czasu na sprzątnięcie apartamentu). Niezależnie od tego, którą opcję kwaterowania wybieramy dobrze jest zawsze przed przyjazdem przesłać naszym Gościom: ogólne zasady korzystania z naszej nieruchomości, lokalizację domu/apartamentu, mapkę dojazdu, zdjęcie budynku z zewnątrz i na koniec życzyć oczywiście udanego pobytu!
