Jakiś czas temu na naszym blogu pojawił się artykuł dotyczący regulaminu najmu krótkoterminowego: (https://rentownarenowacja.pl/regulamin-apartamentu-i-spis-wyposazenia-przy-wynajmie-krotkoterminowym/). Wspomnieliśmy w tekście bardzo ogólnie o aspekcie związanym z kosztami za odwołanie rezerwacji. Jest to jednak temat, który możemy szerzej rozwinąć, bo oczekiwania wynajmującego i najemcy bywają w kwestii opłat często rozbieżne. Jeśli wynajmujemy nieruchomość krótkoterminowo, to nie unikniemy odwołań rezerwacji. Co jeśli wpłacona jest zaliczka lub całość za pobyt? Jaką kwotę potrącić? Czy zwrócić całość? Jak postąpić, aby obydwie strony były zadowolone? Czy kierować się tylko swoim interesem? Pytań jest wiele. Poniżej postaramy się nieco rozwinąć temat kosztów rezygnacji.
Terminy wpłat i kwoty ustalamy sami
Przed rozpoczęciem wynajmu dobrze jest przemyśleć i przeanalizować kwestię wpłat i ewentualnych kosztów jakie chcemy potrać za rezygnację. Dobrze jest mieć ustalone takie same zasady (zdecydowanie ułatwia to zarządzanie) przy rezerwacjach bezpośrednich jaki przy rezerwacjach przez serwisy pośredniczące w najmie takie jak booking.com czy airbnb. Nie musimy od Gości żądać od razu całości wpłaty za pobyt. Jeśli dokonują oni rezerwacji z dużym wyprzedzeniem (np. min. 3 miesięcznym), to możemy poprosić o wpłatę zaliczki – przykładowo 30% wartości rezerwacji, a o drugą ratę na miesiąc bądź 14 dni przed przyjazdem. Jeśli natomiast wpływają nam rezerwację na mniej niż 14 dni przed rozpoczęciem pobytu lub rezerwację last minute, to oczywiście możemy wymagać natychmiastowej wpłaty całości kwoty. Nie rozdrabniajmy się na rozkładnie Klientom wpłat na więcej niż II raty. Im więcej terminów, tym trudniej o nich pamiętać i gorzej wyegzekwować terminowość płatności. Forma płatności jest dowolna (np. przelew na konto lub obciążenie karty płatniczej).
Koszty rezygnacji kiedy i w jakich kwotach potrącać
Odowłania rezerwacji są nieuniknione. Goście mogą ich dokonać w dowolnym momencie. Czasem zdarzają się rezygnację z wyprzedzeniem, a czasem na ostatni moment. Z im większym wyprzedzeniem Klient odowła pobyt, tym większa szansa dla wynajmującego, że ponownie zapełni wolny termin. Z odowłaniami na ostatnią chwilę jest niestety trudniej. Wszystko też zależy od sezonu (w wysokim sezonie – wiosną/latem łatwiej jest znaleźć nowego najemce niż w sezonie niskim, czyli jesienno-zimowym). Na początek należy ustalić na ile dni przed przyjazdem możliwe jest bezpłane odwołanie: sugerujemy 21 lub 14 dni. Następnie należy rozpisać koszty w % lub kwotach jakie potrącamy w zależności od terminu rezygnacji. Przykładowy regulamin z rozpiską kosztów: https://citybrejk.pl/regulamin-korzystania-z-apartamentu-citybrejk-hubska-wroclaw/.
Klient chce odzyskać całość
W intersie Klienta będzie oczywiście odzyskanie całości wpłaconej kwoty (zaliczki lub pełnej wpłaty). W interesie wynajmującego będzie natomiast potrącenie kosztów na wypadek, gdyby zwolniony termin nie został ponownie zarezerwowany. Jeśli rezygnacja następuje w okresie bezkosztowym, to oczywiście zwracamy wpłacone środki. Jeśli natomiast w terminie, gdzie możemy potrącić koszty, to pytanie, czy bezwględnie tego przestrzegć, czy rozpatrywać sytuację indywidualnie? Jeśli mamy doczynienia z odwołaniem last minute, to raczej potrącamy należną opłatę. Natomiast jeśli do przyjzdu jest więcej czasu, możemy Klientowi pójść na rękę. Oceńmy wtedy jakie mamy szanse na ponowny najem (w zależności od terminu i sezonu) i zaproponujmy np. zwrot wpłaconych środków w przypadku jeśli ktoś inny zarezerwuje odwołany termin. Możemy też zaproponować np. przesunięcie wpłaty na poczet pobytu w późniejszym okresie. Czasem warto rozpatrzyć sytuację indywidualnie, bo dzięki temu możemy zyskać zadowolonego Klienta, który jeszcze do nas wróci.
Rezerwacja bez ryzyka
Rezerwacje dokonywane za pośrednictwem serwisów takich jak booking.com czy airbnb, tam też muszą być odwołane. Serwisy dają wynajmującym możliwość ustawienia preferowanych rozwiązań dotyczących odowłań. Jeśli portale pośredniczą w płatnościach, to przy rezygnacjach także i wtedy automatycznie potrącają koszty lub je zwracają (zgodnie z naszymi ustawieniami). Booking.com oferuje również wynajmującym tzw „rezerwację bez ryzyka” – wtedy Klient nie ponosi kosztów za odwołanie (korzystna opcja), a booking.com zobowiązuje się do zapewnienia wynajmującemu innych Gości w zwolnionym terminie.
Ustalajmy zawsze dla jasności naszej i Gości zasady płatności i kosztów rezygnacji od samego początku najmu.Opublikujmy jest w regulaminie na stronie internetowej z ofertą oraz zostawmy regulamin z informacjami w naszym apartamencie lub domu. Pamiętajmy jednak, że warto bywać elastycznym i starać się sprostać oczekiwaniom potencjalnych Klientów.
